Bij een CRM-datamigratie verplaats je gegevens uit een bestaande omgeving naar een nieuwe CRM-inrichting. Je bepaalt welke data meegaat, vertaalt velden en statussen, test een import en controleert of medewerkers met de overgezette gegevens hun werk kunnen doen.
De lastigste vraag is vaak welke informatie je wilt behouden. Een export kan jaren aan oude contacten, dubbele organisaties en ongebruikte velden bevatten. Maak die keuze voordat je alles importeert.
Begin met de processen die na de overgang doorlopen
Inventariseer welke gegevens nodig zijn voor openstaande aanvragen, actieve klanten en lopende verkoopkansen. Neem bij een websiteaanvraag ook de oorspronkelijke vraag, interesse, eigenaar en open vervolgactie mee. Dan kan de medewerker na de overgang het gesprek voortzetten zonder de context opnieuw uit een mailbox te verzamelen.
Splits vervolgens de bronnen uit: CRM, spreadsheets, mailboxen en eventuele andere systemen. Een bestand met contactpersonen vertelt niet automatisch welke organisatie of verkoopkans daarbij hoort. Zoek uit of die relaties als herkenbare sleutels zijn meegeleverd.
Neem de tijd voor brononderzoek, opschonen en controle mee in je CRM-implementatiekosten. Wijs een data-eigenaar aan die twijfelgevallen kan beoordelen. De uitvoerder van de import kan niet zelfstandig beslissen of twee gelijknamige bedrijven dezelfde klant zijn.
Maak per veld een vertaling
Een veldmapping beschrijft welk bronveld naar welk doelveld gaat en welke omzetting nodig is. Neem naam, type, toegestane waarden en regels voor lege waarden op. Stem die definities ook af op nieuwe websiteaanvragen: historie en nieuwe instroom moeten herkenbaar bij dezelfde klanten terechtkomen. Controleer datums, keuzelijsten, valuta en e-mailadressen.
Leg ook vast wat er gebeurt wanneer een bronwaarde niet past. Een onbekende verkoopstatus mag niet stilzwijgend als een gewonnen verkoopkans eindigen. Zet zulke records apart voor beoordeling of spreek een herkenbare tijdelijke status af.
Voor gegevens uit meerdere bronnen heb je een voorrangsregel nodig. Als het telefoonnummer in een recente aanvraag afwijkt van het oude CRM, bepaalt je afgesproken bronregel welke waarde meegaat. De keuzes over leidende systemen vind je terug in CRM-integratie.
Controleer duplicaten vóór je ze samenvoegt
Gebruik herkenningsregels om mogelijke dubbelen te vinden. Een gelijk e-mailadres is een signaal, maar algemene adressen kunnen door meerdere mensen worden gebruikt. Gelijknamige organisaties kunnen verschillende vestigingen of bedrijven zijn.
Maak onderscheid tussen records die je op basis van een afgesproken regel kunt samenvoegen en twijfelgevallen die iemand moet bekijken. Bewaar bij een samenvoeging welke bronrecords zijn gebruikt en welke waarden zijn gekozen. Daarmee kun je fouten onderzoeken en gericht herstellen.
Controleer ook wat aan het record hangt. Twee personen samenvoegen kan gevolgen hebben voor taken, notities, organisatieverbanden en communicatiehistorie. Neem die relaties mee in de beoordeling.
Oefen met een representatieve selectie
Kies voor de proefmigratie een combinatie van eenvoudige en lastige records. Neem een actieve klant, open verkoopkans, dubbele persoon, ontbrekend verplicht veld en record met bijlage of historie mee wanneer die onderdelen in scope zitten.
Laat medewerkers daarna de taken uit je CRM-eisenlijst uitvoeren. Kunnen zij de juiste contactpersoon vinden, de eerdere afspraak begrijpen en de volgende actie aanpassen? Een import zonder foutmelding is alleen een technische eerste controle.
Reserveer in het CRM-implementatiestappenplan ruimte voor een herhaalde proef nadat je de mapping of herkenningsregels aanpast. Leg de gebruikte versie vast, zodat de definitieve import dezelfde beslissingen volgt als de goedgekeurde proef.
Gebruik een controleblad per gegevenssoort
Vul dit blad vóór de proefimport in. Voeg de aantallen en afwijkingen na iedere proef toe. De controle op volledigheid moet rekening houden met afgesproken uitsluitingen en samenvoegingen.
| Gegevenssoort | Controle op volledigheid | Inhoudelijke controle | Wie accepteert? |
|---|---|---|---|
| Personen | Geïmporteerd, uitgesloten en samengevoegd verklaard | Naam, contactgegevens en herkenning | Data-eigenaar |
| Organisaties | Bronrecords gekoppeld aan doelrecords | Vestigingen en bedrijfsrelaties | Data-eigenaar |
| Verkoopkansen | Open dossiers verantwoord | Status, bedrag en eigenaar | Salesverantwoordelijke |
| Taken | Open activiteiten teruggevonden | Datum, verantwoordelijke en relatie | Gebruiker |
| Historie en bijlagen | Afgesproken selectie aanwezig | Leesbaar en aan juiste dossier gekoppeld | Proceseigenaar |
Bewaar een lijst met afwijkingen waarvoor bewust is gekozen. Die voorkomt dat een correct uitgesloten record later als verdwenen data wordt gemeld.
Plan de laatste wijzigingen en de terugvalroute
Tijdens de voorbereiding blijft het oude CRM meestal in gebruik. Spreek af tot welk moment medewerkers daarin wijzigen en hoe je latere wijzigingen meeneemt. Schakel websiteformulieren en koppelingen op een afgesproken moment om. Laat de partij die de technische overgang coördineert daarna samen met je team controleren of nieuwe aanvragen met context, eigenaar en vervolgactie aankomen.
Leg vooraf vast bij welke fout je de overgang uitstelt of terugdraait. Na de start kunnen nieuwe gegevens in het nieuwe CRM staan; terugvallen vraagt dan een plan voor die wijzigingen. Wijs één persoon aan die het besluit neemt en de gebruikers informeert.
Neem een exportvoorbeeld, je bronlijst en de openstaande datakeuzes mee naar CRM-implementatie bij Site.nu. Dan kunnen we de migratiescope, proef en acceptatie afspreken voordat de definitieve overgang wordt ingepland.