Een klant wil een aanvraag volgen, een document terugvinden of gegevens aanvullen. Je team zoekt intussen dezelfde informatie in mail, CRM en een intern systeem. Een klantportaal brengt die handelingen op één plek, met toegang tot de gegevens die voor deze klant bedoeld zijn. Site.nu maakt het portaal rond de taken die klanten echt uitvoeren. We bepalen welke systemen leidend blijven, wie iets mag bekijken of wijzigen en hoe een aanvraag verdergaat wanneer er informatie ontbreekt. Daarna bouwen we een eerste volledige route en beheren we de afgesproken technische omgeving.
De taken achter de login bepalen of een bestaand portaal volstaat of dat je een eigen proces moet bouwen.
We kiezen de kleinste vorm die de volledige klanttaak ondersteunt. Bestaande software blijft waar die het werk goed doet.
De klant ziet een heldere vervolgstap; jouw team ziet wie het werk overneemt. Logging, herstel en beheer volgen uit dezelfde afspraken.
Klant en team moeten dezelfde status kunnen zien. Ook de toegangsrechten en de bron van elk gegeven moeten duidelijk zijn. Vier vragen bepalen de eerste scope.
Taak: kies één volledige route, van aanvraag tot status.
Rechten: bepaal wie welk dossier, document en bedrag mag zien.
Bron: wijs per gegeven een leidend systeem en wijzigingsroute aan.
Afwijking: toon wat gebeurt bij ontbrekende informatie of uitval.
Een standaardportaal is logisch als de klanttaak en gegevens al goed in een bestaand pakket passen. Maatwerk past wanneer de dienstverlening of overdracht een eigen werkwijze vraagt. Het aantal rollen, de gevoeligheid van gegevens, bestaande API’s, migratie en eisen aan beschikbaarheid bepalen de investering.
Bestaand pakket
We toetsen of de functies van het huidige CRM, ERP of servicepakket de klanttaak kunnen dragen. Rollen, velden en koppelingen worden ingericht voordat nieuwbouw in beeld komt.
Maatwerk
We bouwen eerst één volledige route: de klant doet iets, je team verwerkt het en beiden zien de juiste status. Daarna breiden we uit op basis van werkelijk gebruik.
We volgen van aanleiding tot uitkomst wat de klant en je team nu doen, inclusief ontbrekende informatie en uitzonderingen.
01
We bepalen welke systemen gegevens leveren, wie ze mag wijzigen en waar een besluit wordt genomen.
02
Eén aanvraag of servicehandeling werkt van begin tot eind, met een status die beide kanten begrijpen.
03
Klanten en medewerkers testen de normale route, verkeerde rechten, dubbele acties en een uitgevallen koppeling.
04
We bewaken de afgesproken omgeving, regelen herstel en beoordelen volgende wensen op basis van gebruik.
05
Beschrijf wat klanten nu vragen, waar je team de gegevens bij elkaar zoekt en welke systemen betrokken zijn. We bespreken welke eerste route zinvol is en of bestaande software volstaat.
